Как провести виртуальное мероприятие в 2021 году

Мы рассмотрим, как провести виртуальное мероприятие, и 10 правил, что можно и чего нельзя делать

SiGMA Group – глобальная компания, известная тем, что проводит отличные развлекательные мероприятия по всему миру. Из-за пандемии SiGMA пришлось преодолеть несколько проблем, главное препятствие – замена физических событий.

Это привело к созданию успешных виртуальных мероприятий в 2020 году, виртуальных событий, которых люди всегда с нетерпением ждут. Наше виртуальное мероприятия  еще в ноябре стало ярким событием, и многие хвалили нашу инновационную платформу с 6500 делегатами, 150 экспонентами, 100 докладчиками, всего 4500 активных людей и 1485 зрителей.

Этот год ничем не отличается, поскольку мы проводим наше знаменитое Роуд-шоу SiGMA  как виртуальное мероприятие. Поэтому мы стремимся помочь отраслям во всем мире узнать, как провести успешное виртуальное мероприятие. После выбора платформы, такой как Youtube Live, Facebook или Periscope, необходимо принять во внимание следующие шаги:

1. Инновационная платформа

Ваша платформа – это то, что отличает вас от других виртуальных мероприятий. Людям нравится видеть что-то новое, а не одно и то же на каждом мероприятии. Создавайте инновационные идеи, которые могут стать вашим конкурентным преимуществом. Чтобы дать вам небольшое представление – SiGMA включила полностью интерактивное современное виртуальное пространство для проведения мероприятий, в том числе новый ультрасовременный выставочный зал с ярмаркой вакансий.

 

2. Знайте свою аудиторию

Настройте свой контент на виртуальном мероприятии, чтобы удовлетворить целевую аудиторию. Вы уже должны знать, кто ваша основная аудитория – предоставьте им контент, который они сочтут полезным и надежным. Вы не знаете? Это не проблема. Перед мероприятием разошлите опросы, анкеты, публикуйте сообщения в социальных сетях, чтобы узнать, чего ждет ваша аудитория. Это поможет вашей аудитории оставаться вовлеченной на протяжении всего мероприятия.

3. Формат виртуального мероприятия

У вас есть платформа, и вы знаете свою аудиторию. Теперь вам нужно определить формат виртуального мероприятия. Как будет выглядеть ваше виртуальное мероприятие? Это будут групповые обсуждения? Индивидуальные семинары? С возможностью принять участие в семинаре? Здесь нет правильного или неправильного ответа. SiGMA включила все это в свои виртуальные мероприятия – так почему бы и вам не поступить так же? Один совет: всегда делайте что-то отличное от того, что делают ваши конкуренты.

4. Организаторы/ Модераторы

Они необходимы на виртуальном мероприятии. Организаторы смогут развлекать вашу аудиторию во время перерывов и между семинарами. Они должны уметь говорить ясно и лаконично без сценария и думать на ходу. Модераторы также жизненно важны для виртуального мероприятия. Они будут задавать вопросы докладчикам, а также следить за тем, чтобы семинар не превысил оговоренное время. Модераторы также несут ответственность за то, чтобы у каждого выступающего было одинаковое время выступления.

5. Социальные Сети

Это то, что выведет ваше мероприятие на новый уровень. Сейчас для достижения высокого трафика вы должны использовать социальные сети. SiGMA рекламирует свои виртуальные мероприятия через множество социальных сетей. Да, Facebook и Twitter – это простые варианты, но вы должны использовать другие платформы, такие как Instagram и LinkedIn. Заполните свои учетные записи в социальных сетях блогами и контентом выступающих, например, прошлыми исследованиями, статьями и биографиями докладчиков.

Теперь, когда у вас есть представление об успешном каркасе виртуального события, мы рассмотрим:

10 правил виртуальных мероприятий

Что можно

• Сделайте свое мероприятие особенным –

Как упоминалось ранее, сделайте свое виртуальное мероприятие отличным от того, что есть на самом деле. Не делайте это похожим на все остальное. Мы акцентируем внимание на этой важности. Отличаться – это хорошо. Пользователи с большей вероятностью запомнят что-то новое, а не увиденное где-либо еще.

• Репетировать 

Просматривайте содержание и репетируйте все мероприятие снова и снова. Это не небольшой видеозвонок, а большое виртуальное мероприятие с большим количеством участников. Репетируя, вы сможете все подготовить – от технической стороны до выступления перед камерой. На этапе репетиции вы убедитесь, что Интернет, микрофоны и камеры работают правильно. Это улучшит взаимодействие с пользователем и оставит хорошее впечатление.

• Убедитесь, что докладчики проинформированы о предметных темах.

Это гарантирует, что выступающие могут предоставить контент хорошего качества, поскольку будут подготовлены.

• Привлекайте участников

Не позволяйте вашим ораторам просто говорить, говорить, говорить. Вовлеките свою аудиторию. Это может быть сложнее, чем физическое мероприятие, но есть способы привлечь вашу живую аудиторию. SiGMA включила опросы своих любимых экспонентов и докладчиков. Это не только включает вашу аудиторию, но и помогает определить, на чем следует сосредоточиться в будущих мероприятиях.

• Вкладывайтесь в устройства резервного копирования

Что, если случится что-то неожиданное? Вы должны быть готовы ко всем видам проблем и препятствий на пути. Наличие устройства / платформы резервного копирования поможет вам избежать худшего, что может случиться с вашим виртуальным мероприятием. От проблем с микрофоном и камерой до выхода из строя Интернета и ноутбука. Устройства резервного копирования имеют решающее значение для спокойного проведения виртуального мероприятия.

Чего не нужно

• Не воспринимайте вовлечение как должное

Никогда не воспринимайте вовлечение аудитории как должное. То, что у вас 5000 зрителей, не означает, что эти 5000 вовлечены. Необходимо подготовить виртуальное мероприятие таким образом, чтобы эти зрители были вовлечены. Включите KPI или приложение для отслеживания, которое может определить, насколько привлекательным является мероприятие.

• Не игнорируйте тестирование

Как упоминалось в пунктах 2 и 5 раздела «Что можно делать», тестирование чрезвычайно важно. Если вы не проводите тестирование и не имеете плана действий в чрезвычайных ситуациях, вы настраиваете себя на провал. Если вам очень повезет, это может сработать разок, но чаще всего что-то обязательно должно произойти.

• Не игнорируйте отзывы

Что делает ваше следующее мероприятие лучше, чем недавнее? Обратная связь. Не игнорируйте отзывы зрителей. Посетители могут столкнуться с определенными сбоями в определенных браузерах, о которых известно лишь небольшому количеству участников. Предоставьте им платформу для высказывания своих отзывов и используйте их для следующего виртуального мероприятия.

• Не недооценивайте хорошие технологии

Иногда нужно потратить немного больше. Технологии – это центральный элемент хорошего виртуального мероприятия. Инвестиции в определенные технологические продукты помогут вывести ваше виртуальное мероприятие на новый уровень. Сэкономите на технологиях, и о вашем виртуальном мероприятии быстро забудут.

• Не позволяйте панелям длиться долго

Ваша публика уже сидит дома. Из-за того, что вас окружают отвлекающие факторы, такие как другие видео и телевизоры, вы должны ограничивать свои виртуальные семинары и дискуссии по времени. Длинные панели могут оттолкнуть вашу аудиторию. Продолжайте обсуждение каждой панели примерно по 20-25 минут, чтобы вы могли часто менять темы, удерживая аудиторию.

Из-за пандемии может пройти некоторое время, пока полноценные физические события вновь вернуться, поэтому виртуальные мероприятия могут стать выходом в этом году. Благодаря этому руководству вы сможете провести успешное и запланированное виртуальное мероприятие, готовое к любым препятствиям или вызовам, с которыми вы можете столкнуться.

Это руководство – первая часть, посвященная виртуальным событиям, с несколькими другими советами и приемами, которые будут выпущены в ближайшее время. Следите за дополнительным контентом по этой теме!

 

Виртуальное Роуд-шоу SiGMA:

Роуд-шоу SiGMA возвращается. После серии успешных выставок в Гонконге, Эстонии и Аргентине SiGMA Group рада объявить о своем новом отважном шаге – Виртуальное Роуд-шоу SiGMA. Это несколько виртуальных шоу в пяти основных регионах с акцентом на регион СНГ, Европу, Азию, Америку и Африку. На Роуд-шоу будет интерактивная платформа, где пройдут мини-конференции, на которых обсуждаются горячие темы, в том числе регулирование, налогообложение и рыночные возможности. Если вы хотите принять участие в виртуальном роуд-шоу SiGMA – ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ ЗДЕСЬ.