Советы по использованию творческих инструментов для повышения производительности и эффективности

Обладая 10-летним опытом работы в технической и коммерческой деятельности, Эндрю Виссер сотрудничает с компаниями в регулируемых отраслях, чтобы распутывать беспорядочные рабочие процессы. В этой статье он объясняет, как творческие инструменты могут существенно облегчить работу

Вы решили улучшить процесс. Вы провели иследование, и у вас есть отчет о том, как на саааeración деле выtim. Он описывает все шаги, проблемы с красивой схемой рабочего процесса. 

Мои поздравления.

Если диаграмма хороша, у вас, вероятно, есть эффективный процесс со счастливыми заинтересованными сторонами, довольными членами команды и никто не выполняет корпоративную версию труда Геркулеса, чтобы добиться цели.

Проблема в том, что это довольно большое «если»

Так ли это на самом деле?

Да?

Тогда вы можете не читать эту статью, ничего не меняйте. Просто следите за процессом, и когда он начнет скрипеть и трескаться, вернитесь и прочтите оставшуюся часть этой статьи.

Это не описывает ваш отчет? Тогда читайте дальше.

Остальное предназначено для тех, у кого рабочий процесс выглядит так, будто пятилетний ребенок получил новые мелки.

Ваши акционеры несчастны, а члены команды выглядят так, будто они только что выполнили все семь подвигов Геракла, дважды.

Надеюсь, что все не так уж плохо, но определенно есть что улучшить. Давайте посмотрим, как этого добиться.

Оптимизация вашего творческого рабочего процесса:

Столкнувшись с проблемой, имеет смысл найти имеющиеся инструменты и попробовать исправить проблему. Так мы поступаем дома.

Перед покупкой новых инструментов мы сначала посмотрим, что у нас есть в ящике для инструментов или на чертеже, который можно использовать для решения проблемы. У всех всегда что-то валяется под рукой, даже если это всего лишь старая отвертка, молоток или тюбик суперклея, которому уже лет пять.

У вас уже есть набор инструментов в вашей организации, как в той области, которую вы хотите улучшить, так и в других командах и отделах. Составьте список и то, чем они занимаются.

Я подожду.

Вам известны их возможности и для чего их используют другие команды?

Вполне вероятно, что в вашей организации уже есть инструмент для решения проблем, с которыми вы сталкиваетесь. Возможно, вам просто нужно найти его и, использовать немного… творчески.

Построение творческих процессов управления рабочим процессом:

Позвольте мне привести простой пример того, что я делал раньше.

В компаниях-разработчиках программного обеспечения обычно можно найти инструмент для создания отчетов о проблемах (например, Zendesk или ServiceDesk), который будет связан с инструментом управления проблемами (JIRA является очень распространенным) для отслеживания и управления отчетами о проблемах от клиентов. Этот инструмент управления проблемами, вероятно, также используется для отслеживания каждой работы, которую выполняют технические группы. Возможно, вы используете его для отслеживания каждой части работы в компании – я видел, как JIRA используется для отслеживания хода выполнения контрактов, заказов на покупку и маркетинговых материалов. JIRA достаточно гибкая, чтобы справляться с этими рабочими процессами.

В каждом из этих случаев запрос был сделан непосредственно в JIRA…

… как только вы нашли нужный проект или, или что еще хуже … проекты. Ага, был такой, где запросы приходилось вводить в нескольких местах.

Это было не очень удобно для неспециалистов, и привело ко многим ошибкам. Итак, мы использовали ServiceDesk внутри как точку запроса, он уже использовался для IТ-поддержки. В форме были запросы для всей необходимой информации, которая вводилась в правильный проект JIRA в соответствии с установленными правилами. А оттуда в разные рабочие потоки в зависимости от того, что было необходимо.

Это было проще в использовании, с меньшим количеством ошибок – интерфейс разработан даже для технофобов – и означало, что запрашивающие имели лучшую видимость прогресса, поскольку все было связано с одним тикетом.

Немного творческого использования инструментов значительно облегчит жизнь всем.